Plannen maken, budget aanvragen, budget cuts, latest estimates. Termen die nu weer om de oren vliegen. Het is weer zover. September, voor velen de tijd voor de jaarlijkse, rituele dans.
Hoe doe jij dat? Is het eigenlijk nog logisch om dit in een ritmiek van kalenderjaren te doen? Of ontlenen we aan dit proces een schijnzekerheid waar we elkaar maand in maand uit aan blijven houden?
Het begint met de doelstelling; wat wil je realiseren door dit budget proces? In de meeste organisaties wordt getracht om drie doelstellingen in één proces te stoppen;
1. Target setting; commerciële, productie, of financiële targets
2. Forecasting; kosten, cash flow, omzet
3. Resources; toewijzen van budgetten, mensen, projecten
Stop, lees dit nogmaals. Bekruipt jou ook die ongemakkelijkheid dat dit wellicht wel vrij diverse doelstellingen zijn om in één proces samen te voegen? Laat staan dat je dit kan vatten in enkele kengetallen. Om nog maar niet te spreken over eventuele wendbaarheid en onderlinge afhankelijkheid als prioriteiten dienen te verschuiven.
Je bent niet alleen. Dat ervaren wij ook. Daarom nemen we graag je mee in het gedachtegoed van Beyond Budgeting waarbij je deze drie doelstellingen expliciet uit elkaar trekt.
Dit betekent dat je drie expliciet verschillende processen aanwendt rondom target setting, forecasting en resourcing. Maar dat is slechts het begin. Vanuit Beyond Budgeting zijn er 12 principes geformuleerd die de basis vormen voor de filosofie. We hebben deze principes ter harte genomen en toegepast op onze Organizational Journey aanpak. Deze aanpak is onze go-to om organisaties in beweging te zetten. De 12 Beyond Budgeting principes organiseren autonomie, afstemming en samenwerking. Wat ons betreft de kern van succesvolle organisaties.
Wij geloven dat het begint met een heldere, inspirerende Bestemming die dient als richtinggevend kader; waar staan we voor? Waar gaan we voor? En hoe komen we daar?
Dit geeft direct richting aan het leiderschap. Leiderschap door de gehele organisatie heen motiveert mensen om bij te dragen. Medewerkers ontwikkelen zich om te kunnen, willen en mogen bijdragen. We werken effectief samen door dynamische ritmes, snelle besluitvorming en inzet wanneer relevant (niet omdat het zo gepland was). Verbinding tussen teams en medewerkers ontstaat dor gedeeld doelen en transparantie.
Dus, Beyond budgeting. De nieuwe management hype of een structurele oplossing voor een frustatie die in vele organisaties leeft?
Een recente studie van BCG (dec. 2020) laat zien dat maar liefst 59% van de CFO’s een omzetstijging rapporteerde en 56% bespaarde significant op het budget proces. En, niet onbelangrijk, medewerkers geven aan dat de Beyond Budgeting methodiek de organisatie effectiviteit vergrootte; 52% spreekt over betere besluitvorming, 45% spreekt over meer wendbaarheid in het alloceren van resources en 51% benoemt een meer effectievere performance management aanpak.
Oftewel, wij geloven dat Beyond Budgeting ‘here to stay’ is. Het is een goed antwoord op de sterke behoefte aan wendbaarheid. Het maakt bijdragen inzichtelijker. Het haalt politiek geharrewar uit het proces. En het laat de organisatie zien;
• Wat is belangrijk? Wat willen we dat er gebeurt?
• Wat verwachten we dat er gaat gebeuren?
• Waar zetten we op in? Waar spenderen we onze budgetten, tijd en aandacht aan?
Dit geeft helderheid aan medewerkers en teams en stelt hen in staat om een wezenlijke bijdrage te leveren.
Humanizing strategy
In hoeverre voert jouw organisatie een rituele dans uit? En wil je dit blijven doen? Wij geloven niet dat dit een transformatie – of veranderprogramma vraagt. In essentie vraagt het om je bestemming centraal te stellen en ontwikkeling van medewerkers, teams en daarmee de organisatie centraal te stellen. Altijd in het licht van die bestemming.
Het begint met testen en experimenteren. Er kunnen vele uren worden verbrand op het perfecte procesontwerp, maar liever testen we wat werkt. En wat niet. Welke informatie noodzakelijk is en welke informatie eigenlijk vertroebelt.
Dit vraagt om een incrementele aanpak; elke dag vooruit. Het ontwikkelen van veranderkracht, op alle niveaus, als essentiële organisatievaardigheid.